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审计处档案管理制度

发布时间:2011-12-23     访问次数:

 

 

第一章   

第一条  内部审计档案是指在内部审计研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。为使我院内部审计档案管理工作规范化、制度化、科学化管理,充分发挥内部审计在我院发展中的作用,根据国家《审计法》《内部审计工作准则》以及《高等学校档案工作规范》特制定本办法。

第二条  审计档案是内部审计活动的真实记录,是内部审计工作储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家、单位的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,以利合理利用。

第三条  审计档案工作是审计管理工作的重要组成部分,是审计活动的重要环节,必须与审计计划的制定、审计项目的实施、审计成果的运用等审计工作紧密结合。

1、归档的审计活动过程中形成的审计文件材料,必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

    2、归档的审计活动形成的审计文件材料,必须反映内部审计管理、内部审计项目的全过程,保证其完整性、准确性、系统性。

3、归档审计活动形成的审计文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,便于利用查考。

4、基建项目审计文件材料课题,由基建办归档保存一整套档案,审计处只保留相关的结算书材料。

 

第二章  内部审计档案归档范围

第四条  内部审计档案归档内容包括:经济合同及合同审签单、经济事项审签单及有关附件、财务收支审计、经济责任审计,审计调查等审计项目的结论性材料、实施材料、立项性材料及各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是审计阶段形成的作为审计结果依据的原始材料。

第五条  不归档的文件材料是:无查考利用价值的事务性、临时性文件;非隶属单位抄送的下办,也无参加价值的文件;校内其他单位发来的材料;与校外有关单位交换来的材料;以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料保存并作参考。

 

第三章  立卷与归档

第六条  实行内部审计文件材料立卷归档制度,指定内部审计文件材料兼职档案员,审计处审计人员根据各自的职责范围分别形成积累和整理的有关审计文件材料,由审计项目负责人主持立卷,兼职档案员将形成积累的全部审计文件材料按要求整理成卷。

第七条  归档要求:

    归档的审计文件材料必须字迹工整、格式统一、页面清晰、签字手续完备,一律使用碳素墨水笔填写。

第八条  立卷要求:

1、根据审计材料形成规律及内容、价值、数量和载体形式,将每项审计文件材料进行系统整理,并将数据资料输入计算机,视其材料多少,组成一题一卷或一题多卷。

2、审计文件材料按以下方式排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

    3、填写卷内目录、备考表。

第九条  归档时间

    1、经济合同及合同审签单、经济事项审签单及有关附件视其材料多少随时整理归档。

    2、财务收支审计、经济责任审计,审计调查等审计项目完成后四个月内归档。

    3、当年出版或发表的专著、编著、学术论文、作品及奖励证书、等在次年二月份以前归档。

第十条  审计档案先向兼职档案人移交,并由审计处兼职档案员根据《高等学校档案工作规范》向学院档案室归档。

 

第四章 审计档案的管理期限、密级及工作职责

第十一条  审计档案是学校重要的经济档案,保管期限分永久、长期、短期三种,长期为16年至50年左右,短期为15年以下。确定具体案卷的保管期限,即以每个案卷为单元,根据附件,结合不同的审计内容特点,确定卷内文件的保管期限。

第十二条  审计档案密级分为绝密、机密、秘密三种。

第十三条  审计档案管理工作职责

   1、贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和法则,严格执行审计档案工作的各项管理制度。

   2、加强对审计档案的监督、指导、检查和验收。

   3、负责审计档案的接收、整理、保管、、利用等工作。

   4、积极组织开发利用审计档案信息资源,充分发挥审计档案的作用,为提高学院管理工作,提高社会效益和经济效益服务。

   5、严格遵守国家关于档案保密的规定,保证审计机密及档案的安全,维护学院合法权益保障经济利益。

6由副处长分管审计档案工作,并配备兼职档案员,负责收集、积累各审计文件材料,并及时按规定将应归档的审计文件材料整理归档。

  7、配合院档案馆对审计档案组卷质量及保管情况的检查。

  8、监督、指导、检查、协助审计人员做好审计文件材料的形成、积累和整理归档工作,使审计归档材料完整、准确、系统。

   9、兼职档案人员调离本岗位时,应向处室负责人移交本人负责所负责的工作内容,办好交接手续。

 

第五章  附则

第十四条  凡利用审计档案者,按档案馆规定办理。

第十五条  本办法由审计处负责解释。

第十六条  本办法自规定之日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

附件:

审计档案归档范围、密级、保管期限表

 

序号

     

密级

保管期限

1

2

3

4

5

6

7

行政管理文件材料

经济合同及合同审签单、

经济事项审签单及有关附件、

财务收支审计、

经济责任审计

基建维修结算审计

审计调查等审计项目